El Drive de tu departamento

Dónde está#

En las cuentas de empresa, el menú lateral muestra primero «Departamento», seguido de «Pendientes», «Agentes y oficinas» y «Ajustes». Lo demás está bajo «Más».

Cuando entras a la app, se abre directamente el Drive de tu departamento. La oficina 3D sigue en «Más».

1. Abre «Departamento» en el menú lateral. Se abre el primer departamento al que perteneces.
2. Usa el árbol de carpetas (a la izquierda en la computadora; en el teléfono, el botón «Carpetas») para moverte. La carpeta y el archivo que abres quedan en la dirección de la página, así que el botón Atrás del navegador funciona.
3. Si perteneces a varios departamentos, usa el selector junto al nombre del departamento, arriba.

Qué muestra la lista#

Cada fila tiene tres columnas: «Nombre», «Último cambio» (quién lo hizo: el nombre de la persona o el agente) y «Estado». Con los filtros «Todo», «Para revisar» y «Cambiado hoy» puedes acotar la lista.

«Para revisar» y «Propuesto»#

• «Para revisar»: un agente quiere hacer un cambio en ese archivo y espera tu aprobación (nada cambia hasta que decidas), o un agente escribió algo nuevo en ese archivo y nadie lo ha revisado todavía.
• «Propuesto»: un agente quiere crear un archivo nuevo. El archivo se crea solo cuando apruebas la propuesta.

Aprueba o rechaza#

1. Abre el archivo que dice «Para revisar» o «Propuesto». Se abre el panel del archivo.
2. Revisa la vista previa y, si existe, las versiones anteriores.
3. Pulsa «Aprobar» o «Rechazar».

Marca como revisado lo que hizo un agente#

1. Abre un archivo que dice «Para revisar» porque lo escribió un agente.
2. Lee lo que hizo en la vista previa.
3. Pulsa «Marcar como revisado». Deja de aparecer en «Para revisar».

Pide algo sobre una carpeta#

1. Abre la carpeta en la que quieres trabajar.
2. Abajo, escribe en «Pedir algo sobre esta carpeta…».
3. Elige el agente en el selector. Solo aparecen los agentes que puedes usar.
4. Pulsa «Pedir». El agente trabaja dentro de esa carpeta.

Pide algo desde el menú «⋯»#

En la lista, pulsa «⋯» en la fila de un archivo: «Abrir», «Pedir a un agente…» o «Descargar». «Pedir a un agente…» pone el nombre del archivo en tu pedido y lo adjunta.

Qué ve cada quien#

• Solo ves los departamentos a los que perteneces, y solo las carpetas que tu acceso permite.
• Un agente nunca puede ver o cambiar más de lo que puedes tú.
• Las cuentas personales y de equipo conservan el menú de siempre.

Lo que queda dentro del departamento#

Si un departamento es privado, todo lo que se hace en él se queda en él. Quien no es del departamento no lo ve, ni siquiera siendo administrador: para esa persona es como si no existiera. Un administrador que necesite verlo puede unirse al departamento, y queda registrado.

• Pedidos y tareas: solo los ve la gente del departamento. Quien hizo un pedido siempre ve el suyo, aunque no sea del departamento.
• Chats: lo que responden los agentes del departamento no aparece en los chats compartidos de los demás.
• Memoria: lo que aprenden los agentes del departamento solo lo recuerdan los agentes de ese departamento.
• Habilidades: las habilidades del departamento y sus archivos se guardan en la carpeta del departamento. Una habilidad de un departamento no se puede dar a un agente de otro.
• Conexiones: las cuentas conectadas a un departamento (correo, bases de datos y otras) solo las usan los agentes de ese departamento.
• Avisos en vivo: los avisos de lo que ocurre en un departamento privado solo llegan a su gente.

Aprobaciones: decide quien responde por el departamento#

El responsable del departamento decide las aprobaciones de su departamento, aunque no sea administrador. Quien hizo el pedido ve que su aprobación está pendiente, pero no decide.

Las aprobaciones de un departamento privado se avisan solo a sus responsables; no se mandan a los correos ni a los canales de toda la empresa.

• Para cambiar a dónde se envían las claves de una conexión, el responsable debe volver a escribir la clave.
• Para dar a una conexión permiso de escribir, hacen falta dos aprobaciones; la segunda puede darla el responsable del departamento.
• «Permitir siempre» a cualquier agente solo lo decide quien tiene permiso para aprobar en toda la empresa.
• Si cambias un correo después de que alguien ya lo aprobó, el cambio se rechaza: rechaza el correo y pide uno nuevo.
• Si cancelas un proyecto, sus aprobaciones pendientes se retiran.